Outsourcing Sistem Informasi di Indonesia

Pendahuluan

Latar Belakang

Pemanfaatan teknologi informasi adalah suatu keharusan oleh setiap perusahaan yang ingin memposisikan perusahaannya sebagai market leader dalam suatu industri. Pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang keberhasilan suatu usaha.Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya manusia biasanya disebut Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System).

Sistem Informasi Sumber daya Informasi merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersebut. Proses tersebut harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.

Pembahasan

Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :

1.  System Development Life Cycle (SDLC)

Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).

2.  Prototyping

Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.

3.  Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.

4.  Object Oriented Analysis and Development

Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.

Pengembangan sebuah sistem informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif, yaitu (O,brien, ) :

1.  Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi (insourcing). Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :

  • Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  • Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  • Beban kerja pelaksana sistem informasi
  • Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

2.  Pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya cosourcing diantaranya :

3.  Outsourcing dapat berupa perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (outsourcing)

Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :

  • Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
  • Analisis sistem
  • Mengembangkan permohonan suatu proposal
  • Evaluasi proposal
  • Pemilihan vendor

Outsourcing juga dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

  • Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
  • Masalah kinerja sistem informasi
  • Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
  • Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
  • Masalah keuangan perusahaan
  • Budaya perusahaan
  • Tekanan dari pelaksana sistem informasi.

Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut.

  1. A. Outsourcing

Proses outsourcing pada perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan  di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut.

Beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :

a.  Biaya pengembangan sistem sangat tinggi

b.  Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi

  1. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan

d.  Faktor waktu/kecepatan

e.  Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama

  1. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Perusahaan yang ingin menggunakan strategi outsourcing untuk mengembangkan sistem informasi di perusahaan mereka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.  Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman

b.  Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan

  1. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah

d.  Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung

e.  Mengendalikan biaya dengan tepat denngan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Keuntungan (advantage) jika perusahaan menggunakan strategi outsourcing adalah:

a.  Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.

b.  Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi

  1. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju

Lebih menghemat biaya. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan. Sebagai contoh, American Standard melaporkan bahwa dalam setahun dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon & Laudon, 1998)

d.  Menyingkat waktu pengembangan

e.  Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar

  1. Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

g.  Solusi untuk bisnis

h.  Penggunaan aset

  1. Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih
  2. Perbaikan waktu untuk pengembangan
  3. Peniadaan kepadatan dan kejarangan penggunaan
  4. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

Kelemahan dari penggunaan strategi outsourcing oleh suatu perusahaan adalah:

a.  Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing

b.  Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain

  1. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan

d.  Ketidakfleksibilitasan

e.  Kehilangan kendali

  1. Pengurangan keunggulan kompetitif

g.  Sistem paket

h.  Tujuan yang tidak terpenuhi

  1. Layanan yang kurang baik

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan vendor adalah

1.  Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)

2.  Kemampuan teknis

3.  Kemampuan keuangan

4.  Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

  1. B. Insourcing

Perusahaan yang menggunakan strategi insourcing harus memperhatikan keuntungan dan kelemahan penggunaan strategi tersebut. Keuntungan penggunaan insourcing adalah:

1.  Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan

2.  Dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada

3.  Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol

4.  Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.

Kelemahan penggunaan strategi insourcing adalah

1.  Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol

2.  Kemungkinan program mengandung bug sangat besar

3.  Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa

  1. C. Cosourcing

Cosourcing dapat diartikan Partnership dan didasarkan atas hubungan kerjasama jangka panjang. Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.

Beberapa alasan yang dipertimbangkan oleh suatu perusahaan adalah:

1.  Perusahaan ini mengendalikan fungsi bisnisnya

2.  Perusahaan ingin mempertahankan dan mengembangkan corporate konowledge di dalam perusahaan.

3.  Perusahaan ingin hubungan win – win dengan partner yang kompeten yang akan menambah nilai terhadap perusahaan.

4.  Perusahaan tidak menginginkan negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi yang berubah cepat dengan perubahan teknologi.

5.  Perusahaan ingin melakukan koreksi efektif dan cepat terhadap kesalahan yang dilakukan cosourcing.

6.  Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan tepat.

Kelebihan Cosourcing:

1.  Jika perusahaan ingin mengembang software application yang kompleks maka perusahaan dapat menggunakan cosourcing karena lebih karena setelah sistem tersebut selesai maka perusahaan yang telah mendapat sharing information dari pihak ketiga (cosourcing) dapat dengan mudah mempergunakan dan mengelola sistem tersebut.

2.  Confidentiality bisnis yang dijalankan dapat dijaga dengan lebih baik.

3.  Tim perusahaan dan pihak ketiga yang mengembangkan sistem tersebut berada dibawah kendali dan pengarahan perusahaan.

4.  Pengendalian kualitas sistem informasi yang dikembangkan dan waktu pengembangan sistem tersebut.

5.  Dapat memfokuskan pengembangan sistem informasi kepada jenis bisnis yang spesifik, software tools dan product atau jasa.

6.  Standar dan metodologi sistem informasi dapat diikuti dengan mudah oleh perusahaan.

Kelemahan Outsourcing

1.  Sumber daya perusahaan memiliki potensi untuk terekspos perusahaan pesaing.

2.  Potensi hilangnya tacit knowledge.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut, metode pembangunan dan pengelolaan informasi dapat dilakukan melalui pendekatan insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi baik itu insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kebutuhan perusahaan.

Daftar Putaka

  1. O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc
  2. Kurniawan, R.G. 2008. The Insourcing or Outsourcing Decision Process.
  3. www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/Outsourcing-TransactionCostAndInstitutionalTheories.pdf, Outsourcing Sistem Informasi : Menghubungkan Teori Biaya,  diakses 11 Juli 2010.
  4. www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/ MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing, diakses 11 Juli 2010
  5. www.ppm-manajemen.ac.id/PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc, diakses 11 Juli 2010.
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.