Erwin Febiansyah

Jawaban Nomor 2

Fenomena bahwa pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, tarjadi karena :

a.  Sistem teknologi informasinya telah terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan teknologi informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.

b.  Karena proyek pengalihan sistem informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

1. Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI sehingga TI yang diterapkan di perusahaan  itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

d.  Karena investasi pada TI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki.

e.  Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.

1. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

g.  Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Terdapat empat metode konversi sistem untuk mencegah terjadinya kesalahan selama pergantian sistem, keempat metode tersebut terdiri dari:

1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turì<ey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan atau cara  konversi ini akan bermanfaat apabila :

a.  Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.

b.  Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.

1. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

d.  Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.

Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

Gambar 1. Konversi Langsung

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Ia Merupakan kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

Gambar 2. Konversi Paralel

3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi ditakukan dengan menggantikan suatu bagian dari system lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Gambar 3. Konversi Bertahap

• Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama
• Sistem harus disegmentasi
• Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
• Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Jawaban No 3

Kualitas software  adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun secara profesional

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations yaitu kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang wak perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan system. Dimana setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Pemeliharaan system (system maintenance) dilaksanakan untuk tiga alasan:

a. Memperbaiki kesalahan

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

b. Menjaga kemutakhiran system

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

c. Meningkatkan system

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.

Jawaban No 4

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Berikut merupakan ilustrasi konsep dan sistem ERP.

sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP dibutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa2 bisnis menjadi bahasa2 teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka SCOPE yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan METODOLOGI yang tepat sehingga tujuan proyek dapat tercapai.. Konsultan sering adalah orang yang juga mengetahui teknikal sampai detil. Disitu pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada functional, ada yang fokus pada teknikal. Pada proyek ini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya: user, manajernya sampai top manajemennya. Tidak heran kalau semua level perlu terlibat di dalamnya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik. Termasuk prosedur eskalasinya, jika ada issue dan masalah.

Secara sederhana, setelah proyek dimulai, ada beberapa lapisan penting yang perlu ditangani dan ditindak-lanjuti. Dituliskan di bawah ini:

a.  Infrastruktur: mulai dari hardware, server, network, printer dan berbagai alat teknologi lainnya.

b.  Struktur organisasi: ini menggambarkan bentuk organisasi setelah ERP go-live. Selalu ada perubahan yang dibutuhkan.

1. Master data: tanpa data yang bersih, sistem tidak akan berjalan dengan baik. Istilahnya garbage in, garbage out.

d.  Proses bisnis: proses yang mengikuti practice yang benar (bukan yang ngawur) yang kemudian diterjemahkan menjadi prosedur dan instruksi kerja bagi setiap staff.

e.  Report dan forms: semua yang menyangkut print out, dokumen legal bisnis dan laporan untuk digunakan oleh manajemen dalam menjalankan perusahaan.

1. Otorisasi: ini menyangkut pembagian tugas, siapa yang melakukan apa. Tidak semua orang diperbolehkan melakukan semua hal di dalam sistem.

Kalau keenam point penting itu dapat disejalankan dan diselesaikan dalam proyek implementasi plus berbagai hal yg sudah disebutkan di atas, maka besar kemungkinan proyek itu akan berhasil.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1.  Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.

2.  Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).

3.  Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Sedangkan aspek non teknis yang perlu  dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1.  Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

2.  Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.

3.  Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

4.  Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Pendahuluan

Latar Belakang

Pemanfaatan teknologi informasi adalah suatu keharusan oleh setiap perusahaan yang ingin memposisikan perusahaannya sebagai market leader dalam suatu industri. Pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang keberhasilan suatu usaha.Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya manusia biasanya disebut Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System).

Sistem Informasi Sumber daya Informasi merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersebut. Proses tersebut harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.

Pembahasan

Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :

1.  System Development Life Cycle (SDLC)

Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).

2.  Prototyping

Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.

3.  Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.

4.  Object Oriented Analysis and Development

Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.

Pengembangan sebuah sistem informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif, yaitu (O,brien, ) :

1.  Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi (insourcing). Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :

• Terbatasnya pelaksana sistem informasi
• Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
• Beban kerja pelaksana sistem informasi
• Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

2.  Pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya cosourcing diantaranya :

3.  Outsourcing dapat berupa perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (outsourcing)

Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :

• Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
• Analisis sistem
• Mengembangkan permohonan suatu proposal
• Evaluasi proposal
• Pemilihan vendor

Outsourcing juga dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

• Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
• Masalah kinerja sistem informasi
• Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
• Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
• Masalah keuangan perusahaan
• Budaya perusahaan
• Tekanan dari pelaksana sistem informasi.

Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut.

1. A. Outsourcing

Proses outsourcing pada perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan  di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut.

Beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :

a.  Biaya pengembangan sistem sangat tinggi

b.  Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi

1. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan

d.  Faktor waktu/kecepatan

e.  Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama

1. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Perusahaan yang ingin menggunakan strategi outsourcing untuk mengembangkan sistem informasi di perusahaan mereka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.  Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman

b.  Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan

1. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah

d.  Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung

e.  Mengendalikan biaya dengan tepat denngan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Keuntungan (advantage) jika perusahaan menggunakan strategi outsourcing adalah:

a.  Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.

b.  Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi

1. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju

Lebih menghemat biaya. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan. Sebagai contoh, American Standard melaporkan bahwa dalam setahun dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon & Laudon, 1998)

d.  Menyingkat waktu pengembangan

e.  Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar

1. Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

g.  Solusi untuk bisnis

h.  Penggunaan aset

1. Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih
2. Perbaikan waktu untuk pengembangan
3. Peniadaan kepadatan dan kejarangan penggunaan
4. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

Kelemahan dari penggunaan strategi outsourcing oleh suatu perusahaan adalah:

a.  Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing

b.  Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain

1. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan

d.  Ketidakfleksibilitasan

e.  Kehilangan kendali

1. Pengurangan keunggulan kompetitif

g.  Sistem paket

h.  Tujuan yang tidak terpenuhi

1. Layanan yang kurang baik

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan vendor adalah

1.  Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)

2.  Kemampuan teknis

3.  Kemampuan keuangan

4.  Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

1. B. Insourcing

Perusahaan yang menggunakan strategi insourcing harus memperhatikan keuntungan dan kelemahan penggunaan strategi tersebut. Keuntungan penggunaan insourcing adalah:

1.  Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan

2.  Dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada

3.  Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol

4.  Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.

Kelemahan penggunaan strategi insourcing adalah

1.  Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol

2.  Kemungkinan program mengandung bug sangat besar

3.  Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa

1. C. Cosourcing

Cosourcing dapat diartikan Partnership dan didasarkan atas hubungan kerjasama jangka panjang. Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.

Beberapa alasan yang dipertimbangkan oleh suatu perusahaan adalah:

1.  Perusahaan ini mengendalikan fungsi bisnisnya

2.  Perusahaan ingin mempertahankan dan mengembangkan corporate konowledge di dalam perusahaan.

3.  Perusahaan ingin hubungan win – win dengan partner yang kompeten yang akan menambah nilai terhadap perusahaan.

4.  Perusahaan tidak menginginkan negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi yang berubah cepat dengan perubahan teknologi.

5.  Perusahaan ingin melakukan koreksi efektif dan cepat terhadap kesalahan yang dilakukan cosourcing.

6.  Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan tepat.

Kelebihan Cosourcing:

1.  Jika perusahaan ingin mengembang software application yang kompleks maka perusahaan dapat menggunakan cosourcing karena lebih karena setelah sistem tersebut selesai maka perusahaan yang telah mendapat sharing information dari pihak ketiga (cosourcing) dapat dengan mudah mempergunakan dan mengelola sistem tersebut.

2.  Confidentiality bisnis yang dijalankan dapat dijaga dengan lebih baik.

3.  Tim perusahaan dan pihak ketiga yang mengembangkan sistem tersebut berada dibawah kendali dan pengarahan perusahaan.

4.  Pengendalian kualitas sistem informasi yang dikembangkan dan waktu pengembangan sistem tersebut.

5.  Dapat memfokuskan pengembangan sistem informasi kepada jenis bisnis yang spesifik, software tools dan product atau jasa.

6.  Standar dan metodologi sistem informasi dapat diikuti dengan mudah oleh perusahaan.

Kelemahan Outsourcing

1.  Sumber daya perusahaan memiliki potensi untuk terekspos perusahaan pesaing.

2.  Potensi hilangnya tacit knowledge.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut, metode pembangunan dan pengelolaan informasi dapat dilakukan melalui pendekatan insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi baik itu insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kebutuhan perusahaan.

Daftar Putaka

1. O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12^th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc
2. Kurniawan, R.G. 2008. The Insourcing or Outsourcing Decision Process.
3. www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/Outsourcing-TransactionCostAndInstitutionalTheories.pdf, Outsourcing Sistem Informasi : Menghubungkan Teori Biaya,  diakses 11 Juli 2010.
4. www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/ MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing, diakses 11 Juli 2010
5. www.ppm-manajemen.ac.id/… PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc, diakses 11 Juli 2010.

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs